Wie plane ich eine Gartenparty für 50 Personen? – Tipps, Checkliste, Catering

Eigentlich macht die Planung einer geselligen Gartenparty viel Spaß und ist im Handumdrehen erledigt. Wenn die Gästeliste jedoch auf 50 Personen anwächst, ist die Vorbereitung schon deutlich komplexer und aufwendiger. Man könnte sie in dem Fall sogar als logistische Herausforderung bezeichnen.

Doch keine Sorge: Wer rechtzeitig beginnt und Schritt für Schritt vorgeht, darf sich später über ein gelungenes Fest und rundum zufriedene Gäste freuen. Dieser Ratgeber hilft Gastgebern dabei.

Die „Basics“ der Planung

Beginnen Sie mit einer klaren Vorstellung vom Anlass, vom gewünschten Stil und vom verfügbaren Budget. Mit diesen Eckpunkten bestimmen Sie, ob es ein lockeres Grillfest wird, eine Party, die unter einem bestimmten Motto beziehungsweise Thema steht, oder ein eher klassisches und formelleres Fest. Der Vorteil: Wenn Sie schon früh entscheiden, welchen Charakter Ihre Veranstaltung haben soll, fällt die Auswahl von Catering, Mobiliar und Unterhaltung deutlich leichter. Außerdem reduzieren Sie mit dieser strukturierten Herangehensweise Stress und Hektik.

Der zeitliche Fahrplan

Damit Gastgeber den Überblick nicht verlieren, ist es sinnvoll, die Vorbereitungen in Phasen zu gliedern. Dabei bewährt sich eine kleine Checkliste, die idealerweise an einem gut sichtbaren Ort platziert wird. So reicht schon ein kurzer Blick, um die Übersicht zu behalten. Diese Checkliste könnte so aussehen:

• 8 bis 10 Wochen vorher: In dieser Zeit wird das Budget geplant und man verschickt die Einladungen. Auch das erste Sondieren von Catering-Optionen fällt in diese Phase. Auch wichtig: Entwickeln Sie einen „Plan B“, falls das Wetter nicht mitspielt.
• 4 bis 6 Wochen vorher: Jetzt wird es schon ernster. Legen Sie die Auswahl der Speisen und Getränke fest, kalkulieren Sie die optimale Menge und reservieren Sie bei einem seriösen Anbieter gegebenenfalls Zelte, Tische, Bänke und/oder Stühle. Kümmern Sie sich auch um die Technik: Ist eine besondere Beleuchtung geplant oder benötigen Sie eine Musikanlage? Wie und womit soll der Garten dekoriert werden?
• 2 bis 3 Wochen vorher: Sind als Reaktion auf Ihre Einladungen bereits alle Rückmeldungen eingegangen? Dann können Sie die finale Gästeliste festlegen. Außerdem wird es jetzt Zeit, den Garten aufzuräumen und eventuell noch einige Pflegemaßnahmen wie das Entfernen von Unkraut durchzuführen.
• 1 Woche vorher: Jetzt sollte die endgültige Einkaufsliste, die über das Catering hinausgeht, feststehen. Sie umfasst in der Regel Getränke, kleine Snacks und Deko-Materialien. Falls die Gartenparty auf einer Rasenfläche stattfindet, wird diese jetzt noch einmal gemäht. Ebenso sollten Sie spätestens jetzt mögliche Helfer einteilen.
• 1 Tag vorher: Beginnen Sie mit dem Aufbau, arrangieren Sie die Sitzgelegenheiten und füllen Sie den Kühlschrank. Ist bis zur Gartenparty kein Regen und Sturm mehr angekündigt, beginnt man jetzt auch mit dem Dekorieren.

Tipps für ein gelungenes Fest

Mit einigen kleinen, aber feinen Tipps wird eine Gartenparty noch schöner und stimmungsvoller. So sind Stehtische beispielsweise perfekt für Smalltalk und kleine Häppchen, dennoch sollten so viele Sitzgelegenheiten vorhanden sein, dass mindestens die Hälfte der Gäste jederzeit Platz nehmen kann. Platzieren Sie die Stationen mit den Speisen und Getränken außerdem so im Garten, dass es keine Engpässe gibt und sich alle Gäste gut bewegen können.

Auch der Weg zu den Toiletten muss frei bleiben. Heizstrahler oder Decken können an kühlen Abenden für Komfort sorgen, Pavillons oder Sonnenschirme schützen vor Regen oder starker Sonne.

Was die Beleuchtung betrifft, so eignen sich Lichterketten, Laternen oder LED-Kerzen am besten, denn sie schaffen eine schöne Atmosphäre und bieten gleichzeitig nach Einbruch der Dunkelheit eine optimale Sichtbarkeit. Als Wegweiser im Dunkeln sind Bodenleuchten eine gute Lösung. Vor allem an Treppen, Böschungen und anderen Hindernissen tragen sie maßgeblich zur Sicherheit der Gäste bei und verhindern Unfälle. Bei der Auswahl der Musik ist zu beachten, dass diese zwar die Stimmung unterstreichen, aber nicht die Gespräche übertönen soll. Falls dafür elektrische Geräte benötigt werden, sind Steckdosen oder Kabelverlängerungen unverzichtbar. Unabhängig davon, ob Sie sich für eine Playlist oder für Live-Musik entscheiden, müssen Sie zudem natürlich an Ihre Nachbarn und an lokale Lärmschutzvorschriften denken.

Dekoration und Aktivitäten

Die Dekoration wirkt immer dann am besten, wenn sie sich an einem bestimmten Farbthema orientiert. Einheitliche Farben für Tischdecken, Servietten, Girlanden und Kerzen sorgen für ein stimmiges und harmonisches Gesamtbild. Mit Blumen und Pflanzen lässt sich das natürliche Ambiente einer Gartenparty hervorragend unterstreichen.

Die Auswahl hängt davon ab, welche Stimmung erzielt werden soll: Bunte Wiesenblumen sowie farbenfrohe Sommerblumen wie Dahlien, Astern und Sonnenblumen wirken fröhlich und ausgelassen, während Rosen, Lavendel, Hortensien und Rittersporn einen Hauch Romantik auf die Tische bringen. Ähnlich wie große Familienfeste gehen auch Gartenpartys mit zahlreichen Gästen immer häufiger mit bestimmten Aktivitäten einher. Ideen gibt es reichlich. Fotoecken oder DIY-Stationen für Dekorationen können die Gäste sehr gut beschäftigen und kommen meist super an. Garten-Spiele wie Boccia, Kubb oder Darts fördern dagegen die Interaktion und lockern die Stimmung. Sie sind vor allem dann eine tolle Idee, wenn sich die Gäste untereinander bislang nicht alle kennen. Durch das gemeinsame Spiel ist das Eis im Nu gebrochen.

Worauf ist beim Catering zu achten?

Beim Catering haben Gastgeber drei grundsätzliche Optionen: komplett selbst kochen, ein Teilcatering kombinieren oder einen Full-Service-Caterer engagieren.

Catering-Optionen

• Die Selbstverpflegung – beispielsweise mit dem Grillen mit einem Kontaktgrill für Grillfans ist zwar kostengünstig, aber extrem aufwendig. Sie verlangt eine Menge Vorarbeit sowie mehrere fleißige und zuverlässige Helfer.
• Das Teilcatering ist ein guter Kompromiss: Profis liefern die Hauptgerichte, die Gastgeber ergänzen Salate und Desserts. Allerdings sollte man auch hier den Aufwand nicht unterschätzen.
• Der Full-Service ist besonders komfortabel, aber auch etwas teurer. Er eignet sich für Gastgeber, die keine Zeit oder Lust für aufwendige Vorbereitungen haben und sich lieber voll und ganz ihren Gästen widmen.

Darüber hinaus gibt es verschiedene Speise-Optionen:

• Fingerfood: Ideal für lockere Gartenpartys, da es leicht zu essen ist und keine festen Tische erfordert. Jeder Gast kann praktisch überall und jederzeit essen. Für Fingerfood entscheiden sich gerne Gastgeber mit einem geringeren Platzangebot.
• Warmes Essen: Planen Sie hierfür ausreichend Wärmequellen oder sogenannte Chafing Dishes ein, damit die Gerichte nicht kalt werden. Selbst an einem lauen Sommerabend möchte niemand eigentlich heiße Gerichte wie Suppen und Aufläufe kalt essen.
• Buffet: Ein Buffet bietet reichlich Vielfalt und erleichtert im Vergleich zum warmen Essen die Selbstbedienung. Dennoch ist es formeller als Fingerfood, zumal das Essen üblicherweise im Sitzen eingenommen wird. Eine ausreichende Anzahl an Tischen und Stühlen ist somit unerlässlich.

Selbst kochen oder liefern lassen?

Generell ist es bei 50 Personen meist am sinnvollsten, auf einen professionellen Caterer zurückzugreifen. Der Stress bei den Vorbereitungen ist sonst einfach zu groß, außerdem muss dafür in der Küche auch eine Menge Platz vorhanden sein. Ein Kühlschrank reicht zudem meist nicht aus. Ebenso müssen Gastgeber bei so vielen Gästen auch an die individuellen Ernährungsbedürfnisse denken. Ob Gluten- und Laktose-Unverträglichkeit, Vegetarier oder Veganer, es ist beim Kochen in Eigenregie kaum zu schaffen, auf jeden Rücksicht zu nehmen. Caterer können hingegen vor allem bei einem Buffet und bei Fingerfood verschiedene Varianten anbieten, welche die unterschiedlichsten Anforderungen erfüllen. Ansonsten riskieren Gastgeber, dass der eine oder andere Besucher der Gartenparty hungrig nach Hause gehen muss, weil es vielleicht keine fleischlosen oder glutenfreien Alternativen gibt.

Kleinigkeiten, die man leicht vergisst

Im Garten sollten auf jeden Fall ausreichend Müllbehälter bereitstehen. Wer sich um das Wohl seiner Gäste sorgt, stattet zum Beispiel die Toilette mit einem Sonnenschutzmittel sowie einem Mittel für Mückenstiche aus. So kann sich jeder Gast bei Bedarf selbst bedienen und genießt das wunderbare Gefühl, rundum verwöhnt zu werden.